شما به عنوان یک مدیر پروژه، معمولاً کارهاى زیادى را باید انجام دهید و فرصت کافى براى آنها ندارید؛ بنابراین لازم است اقدامات روزانه خود را بدقت مدیریت کنید تا پروژه ها را به موقع و با کارآیى بالا به اتمام برسانید. بدین منظور، مراحل زیر را در پیش گیرید:
یکى کردن:
شما احتمالاً کارهاى خود را در یادداشت رومیزیتان، در تقویمتان، بر روى موبایلتان، و ... یادداشت کرده اید. اولین گام، یکى کردن این یادداشت ها و تنظیم آنها به شکل یک فهرست ساده است.
اولویت بندى:
اکنون فعالیت هاى این فهرست را اولویت بندى نموده، آنها را به ترتیب اهمیت، از بالا به پایین مرتب کنید.
زمانبندى:
در این مرحله، زمان لازم براى انجام هر فعالیت را تخمین زده، یادداشت کنید. سعى کنید این تخمین ها تا حد امکانواقع بینانه باشد. سپس یک برنامه زمانبندى تهیه کنید تا بدانید که چه
وقت بر روى کدام فعالیت باید کار کنید.
به روز رسانى:
در آغاز هر روز، با علامت زدن فعالیت هایى که به اتمام رسیده اند و برآورد مجدد کارهاى باقى مانده (و احتمالاً جدید) برنامه زمانبندى را به روز رسانى کنید.
اطلاع رسانى:
اعضاى تیم شما مى خواهند بدانند که بر روى کدام فعالیت ها کار مى کنید و این فعالیت ها چه موقع به اتمام مى رسند؛ بنابراین برنامه زمانبندى فعالیت هاى خود را در اختیار آنان نیز قرار دهید.