ما زنده به آنیم که آرام نگیریم موجیم، که آسودگی ما عدم ماست!
یادداشت های فنی، خاطره، آرزوها، آمال، شنیده ها و هر آنچه بشه گفت!ما زنده به آنیم که آرام نگیریم موجیم، که آسودگی ما عدم ماست!
یادداشت های فنی، خاطره، آرزوها، آمال، شنیده ها و هر آنچه بشه گفت!هیستوگرام منابع انسانی
در طرح مدیریت منابع انسانی پروژه،هیستوگرام نیروی انسانی اهمیت خاص خود را دارد و اطلاعات خوبی را در زمان کوتاهی به استفاده کننده منتقل خواهد نمود. این نمودار میله ای،نشان دهنده تعداد منابع در هر دوره زمانی و جایی که آن منبع مورد نیاز است. با کمک این اطلاعات،مدیر پروژه می تواند منابع مورد نیاز را در هر زمان ساماندهی نماید یا منابع را با کمترین نوسان تراز نماید.اصطلاحاً این کار Level the resources گفته می شود.
سیستم های انگیزشی و تشویقی برای منابع انسانی
سیستم های انگیزشی و تشویقی بخشی از طرح و برنامه مدیریت کارمندان پروژه است.یک مدیریت پروژه باید در ایجاد انگیزه و خلاقیت در تیم متبحر باشد خصوصاً در پروژه هایی که ساختاری ماتریسی دارند. زیرا در این ساختار منابع از سازمان اصلی به پروژه مأمور می شوند و ممکن است مستقیماً به مدیر پروژه هم پاسخگو نباشند و در نتیجه ایجاد تعلق خاطر و راغب بودن آنها به فعالیت در پروژه مقوله ای بسیار مهم است.
مدیر پروژه دانش و تجربه خود را بر اساس نیازهایی که افراد در پروژه دارند بکار می گیرد تا سیستم انگیزشی و ترغیبی را در پروژه ایجاد نماید. بخشی از این سیستم شامل انجام کارهای ذیل می باشد:
- استفاده بیشتر از کلمه" متشکرم" .
- اعطای جایزه به اعضای شاخص طی دوره زمانی مشخص .بطور مثال جایزه عضو شاخص تیم در طی یک ماه.
- اعطای جایزه بر اساس بهبود عملکرد.
- انعکاس عملکرد شاخص و مثبت اعضای تیم به مدیران ستادی ایشان.
- برنامه ریزی برای برگزاری چشن های دوره ای یا خاص.مثل تولد افراد و ...
- ایجاد زمینه لازم برای آموزش اعضای تیم.
- ایجاد زمینه هایی که افراد در فعالیت هایی که به آن علاقه مندند مشغول شوند یا از کاری که علاقه مند نیستند جدا شوند( به عنوان ترغیب)
- اختصاص یکی از اعضای تیم به فعالیتی که در مسیر بحرانی پروژه نیست تا در آن حوزه کسب تجربه نماید.
این لیست می تواند بیشتر و بیشتر شود. مقصود کلی این است که شما به عنوان مدیر یک پروژه باید برای منابع انسانی خود سیستمی ترغیبی و تشویقی متناسب حال و هوای آن پروژه داشته باشید.
نکته آخر : در پروژه های بزرگ، یک تیمی این سیستم را طراحی و مدیریت می نماید.
برنامه یا طرح مدیریت منابع انسانی
اغلب اوقات مشاهده می شود که اعضای تیم از شفاف نبودن نقش و مسوولیتشان در پروژه شکایت دارند. مسوولیت ها و نقش ها در فرایند توسعه طرح منابع انسانی شفاف می شوند.کارهای پروژه غالباً فراتر از اتمام بسته های کار است و برای اتمام کار مشخص شدن وضعیت ریسک، کیفیت و فعالیتهای مربوط به مدیریت پروژه را نیز شامل می شود.
اعضای تیم باید بدانند چه بسته های کاری و فعالیت هایی به آنها اختصاص یافته، چه مهارتهایی برای انجام آن نیاز دارند، چه زمان از آنها انتظار گزارش دهی وجود دارد، چه جلساتی نیاز است در آن حضور یابند، و خیلی کارهای دیگر که از آنها خواسته می شوند در پروژه انجام دهند.
در تهیه طرح مدیریت منابع انسانی آشنایی با چند اصطلاح الزامی می باشد از جمله:
عوامل محیطی سازمانی: منظور از این عوامل، سیستم های موجود و فرهنگ رایج و جاری سازمان می باشد. بطور شفاف تر منظور این است که شما باید نسبت به اینکه کدام بخش های سازمان با پروژه شما سر و کار خواهند داشت یا آیا کسی هست که مخالف پروژه باشد یا امکان برقراری دوره های آموزشی مورد نیاز اعضای پروژه وجود دارد آگاهی یابید.
دارایی های فرایندی در سازمان : شما باید نسبت به فرایندهای موجود سازمانی همچون فرایندهای انجام کارها، رویه ها و سوابق اطلاعاتی از پروژه های گذشته در زمان تهیه طرح منابع انسانی آگاهی داشته باشید.
چارت سازمانی و شرح شغل: شفاف نمودن نقش ها و وظایف و سایر انتظارات از جمله نحوه گزارش دهی، وضعیت جلسات و ...را شامل می شود. در اغلب اوقات مشاهده می شود که مدیران پروژه فعالیتهایی را به اعضای تیم محول می نمایند ولی فراموش می نمایند نقش ها و مسوولیت ها، نحوه گزارش دهی،زمان برگزاری جلسات مورد نیاز،نحوه تعامل با سایر اعضای تیم و بسیاری مسایل دیگر را بطور شفاف مشخص نمایند.
ماتریس تخصیص مسوولیت و چارت مسوول، پاسخگو، مشاور و مطلع: هر کدام از این دو به نوعی معرف نقش و جایگاه هر شخص نسبت به هر فعالیت است.
ساختار شکست سازمانی (OBS) و ساختار شکست مسوولیت(RBS): در OBS مسوولیت ها و واحدهای سازمانی نشان داده می شود و در RBS کارها بر اساس نوع منابع نشان دهد می شوند.
شرح شغل : شرح شغله دیگه..توضیح نداره!
برنامه مدیریت کارمندان : این سند که بخشی از سند برنامه یا طرح مدیریت منابع انسانی است شامل اجزای زیر است:
- برنامه شما برای جذب منابع انسانی و اینکه چه شخصی از کجا باید به پروژه ملحق شود.
- این اشخاص در چه زمان و تاریخی مورد نیاز هستند و در چه تاریخ هایی در اختیار می توانند باشند؟
- چه زمانی خدمات مورد نیاز از آنها به اتمام می رسد و می توان آنها را آزاد نمود؟
- چه آموزش هایی در راستای پروژه ما نیاز دارند؟
- چه طرح برای ایجاد ترغیب و تشویق افراد در پروژه داریم؟
- سیاستها خط مشی های حفاظت از منابع چیست؟
و حاصل :
برنامه یا طرح منابع انسانی: خروجی و محصول فرایند توسعه طرح مدیریت منابع انسانی همین مدرک است که شامل :
1-نقش ها و مسوولیت ها
2-ساختار سازمانی پروژه
3- برنامه مدیریت کارمندان است.
مسوولیت های مدیر پروژه در بخش منابع انسانی
مدیر پروژه نسبت به اعضای تیم مسوولیت هایی دارد. بخشی از این مسوولیت در واقع نشأت گرفته از مسوولیتهای حرفه ای و اجتماعی است که قبلاً راجع به اون گفتیم.(رجوع شود به مطلب اخلاق حرفه ای و مسوولیت اجتماعی). اما برخی دیگر شامل مسوولیت های اجرایی هستند.
توجه داشته باشید که ساختار سازمانی که ما داریم راجع به اون صحبت می کنیم ساختاری ماتریس است و این نکات در این ساختار جاری است.
اهم این مسوولیت ها از این قرار است:
- ارزیابی و محاسبه منابع مورد نیاز
- مذاکره با مدیران ستادی که منابع در اختیارشان است برای گرفتن بهینه ترین منابع انسانی در هر بخش
- جمع بندی و ایجاد یک تیم
- تعریف شرح شغل و وظایف برای اعضای تیم و سایر ذینفعان
- اطمینان از اینکه تمام نقش ها و مسوولیت ها بطور شفاف به اعضای تیم اختصاص یافته است
- شناسایی نیازهای آموزشی و تجربی اعضای تیم برای ایفای وظایفشان و اطمینان از اینکه آن را بگذرانند
- تهیه یک طرح و برنامه رسمی با محتوای اینکه هر کدام از اعضای تیم چطور در پروژه مشغول باشند و چه نقشی باید داشته باشند ( طرح منابع انسانی)
- ارسال گزارش نحوه عملکرد اعضای تیم به واحد ستادی ایشان برای ثبت در پرونده پرسنلی
- ایجاد سامانه تقدیر و تشکر از اعضای تیم و بکارگیری آن در زمان مورد نیاز
- اطمینان از اینکه اعضای تیم کم و کسری نداشته باشند.
نقش و مسوولیت مدیر پروژه
خانم Rita mulcahy که ان شااله نور به قبرش بباره، کتاب معروف PMP exam Preparation رو نوشته و مطالب خوبی علاوه بر آنچه در PMBOK بهش اشاره کرده رو توضیح داده است. من حقیقتش چون خودم به کتاب علاقه مندم بعضاً که برخی از فصولش رو می خونم اینجا هم می نویسمشون که هم مرور برای خودم بشه و هم دوستانی که علاقه مند هستند استفاده کنند.
اخیراً بخاطر یک سری مسائل، رفتم سراغ فصل مدیریت منابع انسانی این کتاب.
نویسنده در ابتدا نقش و مسوولیت افراد مختلف در پروژه رو به تفصیل اشاره می کنه. مهم ترین نقش که همون نقش مدیر پروژه باشه رو به این شکل توضیح می ده:
مدیر پروژه مسوول مدیریت کردن پروژه برای دستیابی به اهداف پروژه است. البته سطح اختیارات مدیر پروژه بسیار به ساختار سازمانی مجموعه ای که در آن فعالیت دارد وابسته است.اما به طور عمومی مدیر پروژه این نقش ها و تکالیف را دارد:
- باید قبل از شروع مراحل آغازین پروژه به پروژه ملحق شود.
- مسوول پروژه است اما ضرورتاً مسوول منابع نیست.
- ممکن است در تهیه منشور پروژه (Project Charter)همکاری نماید.
- لازم نیست یک متخصص خبره باشد.
- بر اعضای تیم نفوذ دارد و با جو و اتمسفر حاکم بر کار و تیم آشنا است و در رفع و رجوع دغدغه های اعضا و کاهش فشارهای داخلی و خارجی بر آنها تلاش می نماید.
- از ایجاد تعاملی مثبت و سازنده بین اعضای تیم پروژه و دیگر ذینفعان اطمینان حاصل می کند.
- هماهنگی های لازم را بین پروژه و ذینفعان کلیدی به عمل می آورد.
- فرایندهای مناسب پروژه را انتخاب و به اجرا در می آورد.
- محدودیتها و فرضیات لازم برای راهبری پروژه را شناسایی و تحلیل می کند.
- برنامه های پروژه را رهبری و هدایت می کند.
- وابستگی بین فعالیت ها را شناسایی می کند.
- یک وضعیت و موقعیت نامناسب در پروژه را که ناشی از خطای وی بوده شناسایی می کند و می داند آن وضعیت را چگونه هدایت و مدیریت نماید.
- مسوولیت های اجتماعی و حرفه ای را می شناسد و سرلوحه کار قرار می دهد.
- سطوح کیفی مورد انتظار را می شناسد و در همان سطح کار را تحویل می دهد.
- اعضای تیم و سایر ذینفعان را در زمان اجرا پروژه یاری و راهنمایی می نماید.
- برنامه و راهکارهای طرح مدیریت تغییرات پروژه را می شناسد.
بر اساس آنچه به وی اختیار داده شده است نیازمندی های لازم برای تغییر کارها از جمله اصلاحات تایید شده و اقدامات پیشگیرانه را ارزیابی می نماید و تایید یا رد می نماید و یا تغییر کارها را به کارگروه کنترل تغییرات ارسال می نماید.
با ارزیابی عملکرد،پروژه را کنترل می نماید و در صورت نیاز اقدامات اصلاحی انجام می دهد.
سنجه های لازم برای میزان انحراف از برنامه های پروژه را بکار می گیرد.
با اعضای تیم برای اصلاح انحراف از برنامه ها همکاری می نماید.
اعضای تیم را بر مدیریت کردن ریسکها و پاسخهای ممکن متمرکز می کند.
ذخایر زمانی و مالی برای پروژه فراهم می آورد.
باید اختیار و حساب گری لازم برای اتمام کارهای پروژه را داشته باشد.
باید قدرت نه گفتن در مواقع ضروری را داشته باشد.
تنها کسی است که توانایی یکپارچه کردن اجزای پروژه برای پاسخگویی به نیاز مشتری را دارد.
در غالب اوقات به جای منتظر ماندن برای مواجه با مسائل،در روبرو شدن با آن پیشقدم می شود.
قابلیت محاسبه موفقیت یا شکست پروژه را دارد.
توانمندی بستن فازهای پروژه و در نهایت بستن کل پروژه را دارد. و در نهایت.....
دانش مدیریت پروژه را بکار می گیرد و از شخصیت و مهارت رهبری خود برای موفقیت پروژه استفاده می نماید....
در محیط پروژه هایی که ما درگیر اون بودیم و افرادی مدیریت پروژه ها رو برعهده داشتند فاصله زیادی بین این مطالب و کاری که اونها انجام می دادن وجود داشت. افرادی که عنوان مدیر پروژه رو بر دوش می کشیدند ولی هماهنگ کننده ای بیش نبودند. برای ایفای نقش مدیر پروژه باید نقش همه افراد و ذینفعان با شفافیت تعریف بشه. این کار در ادامه جزو برنامه های منه...این مطالب رو دنبال کنید...